新學期開始，學校要對上學期在德、智、體各方面表現出色的學生進行獎勵，教務主任把各班的學生推薦表交給了我，讓我用Excel整理并打印出來交學校審核。我心想這還不是件簡單的事情？一個一個輸入到電腦里，再排序、排版不就行了。說起來簡單，可干起來就快不了了。表格項目很多，光錄入一張表格的數據就得用幾分鐘，可是有一百多份表格呢！我遇事喜歡琢磨，總想看看有沒有可以“偷懶”的地方，只有巧干才能提高工作效率嘛！

　　對照表格我發現，很多表格項目如“性別”、“所屬年級”、“是否團員”等項目，其填寫的內容都是相同的幾個值，能不能像上網時填寫網頁表單那樣，將這些內容做成下拉式菜單，這樣這些項目錄入時就可以不需輸入而可以直接選擇，不就能大大提高錄入速度了嗎？下面就以錄入“所屬年級”這一表格項目為例，介紹一下具體實現的過程。

　　1.設置序列的有效值

　　這里所指的“序列”即某字段(如“所屬年級”)內可能會填寫的內容，這些內容是固定的，一般個數不會太多。首先選定“所屬年級”字段所在的列(除了字段名稱)，單擊“數據”菜單中的“有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，選中“設置”選項卡，在“允許”下拉菜單中選擇“序列”，在數據“來源”中輸入“初一,初二,初三,高一,高二,高三”(一定要在英文狀態下輸入逗號作為分隔符！)，其他設置按系統默認不變(如圖1)。

圖1設置序列的有效值

　　2.設置輸入提示信息

　　輸入提示信息可以使錄入過程更加清晰明了。具體制作步驟是：在圖1中單擊“輸入信息”選項卡，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復選框，在“輸入信息”框內輸入“請選擇該生所屬年級！”(如圖2)。設置完成后，單擊[確定]按鈕。

圖2設置輸入提示信息

　　3.數據的錄入

　　在以上設置完成之后就可以對所有學生的年級進行選擇錄入了，若要錄入某學生的“所屬年級”，只需單擊單元格右側的下拉菜單(如圖3)，選擇該生所屬的年級就可以了。

圖3數據的錄入

　　其他許多表格項目的錄入也可以進行類似的設置，以提高錄入效率。