在Excel中錄入數據時，我們常常需要保證某些數據的惟一性，這些數據不能重復，如公司代碼、商品編號、公司員工編號以及身份證號碼等等，在錄入這些資料時，我們可以設置數據的有效性驗證來確保這些數據的惟一性，這樣即保證了數據的正確性，同時也提高了數據的錄入效率。

　　下面以錄入員工身份證號碼為例介紹一下操作的具體步驟。

　　設置有效性條件驗證

　　假設G列為員工“身份證號”字段，G2單元格為第一個員工的身份證號碼所在的單元格。在未輸入之前，我們可先設置該列的有效性條件來確保該列數據的惟一性。

　　選中G2單元格，單擊“數據”菜單中的“有效性”命令，彈出“數據有效性”對話框，選擇“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“自定義”，在“公式”框內輸入“=COUNTIF(G:G,G2)=1”(公式內所有的字符使用半角英文，不包括雙引號，如圖1所示)。

圖1輸入公式

　　設置出錯警告提示信息

　　設置出錯警告提示信息的目的在于提醒用戶正確輸入數據。具體步驟是：單擊“數據有效性”對話框中的“出錯警告”選項卡，在“標題”框內輸入“數據輸入錯誤”，在“錯誤信息”框內輸入“你剛才輸入的數據已經存在，請檢查數據的惟一性！”。設置完之后，單擊“確定”按鈕(如圖2所示)。

圖2設置提示信息

　　至此，已經設置了G2單元格的有效性條件驗證和出錯提示信息。為了將這個設置應用到整個G列(除了字段名稱所在的單元格即G1單元格)，可用填充柄工具向下拖動將公式復制到G列其他的單元格。

　　輸入身份證信息

　　以上設置完成之后我們就可以向G列中輸入員工的身份證號了。每輸入一個員工的身份證號，Excel會自動對該數據進行有效性驗證，如果該數據已經存在，系統將彈出出錯警告提示框，如圖3所示。

圖3警告提示框

　　上述功能只能驗證數據的惟一性，若數據位數輸入錯誤，系統則檢測不出這一錯誤。若在輸入時需要同時驗證數據的位數，還是以身份證號為例，可將圖一中的公式改為“=AND(COUNTIF(G:G,G2)=1,OR(LEN(G2)=15,LEN(G2)=18))”，圖二中的錯誤信息改為“請檢查數據的惟一性或輸入數據位數錯！”。設置完后重新復制G2單元格的公式至G列其他的單元格。該公式的含義是：在G列輸入的數據必須是惟一的且數據位數必須是15位或18位。

　　最后還需要提醒大家，由于G列輸入的是身份證號，位數超過了11位數據，所以最好在輸入數據之間，選將G列全部選定，設置“單元格格式”中的“數字分類”格式為“文本”格式，這樣才能保證身份證號以正確形式輸入。