期末考試已經結束了，學生也離校了，當我把本年級的考分統計交給主任時，心里倍感輕松。不過班主任還要要針對每一個學生總結出他們的優缺點，并提出希望，填好成績單、寫信封，寄到學生家長手中。這可是個繁瑣的工作阿…… 我習慣性地打開電腦，看到桌面上放著的學生“期末考試成績表.xls”，我的眼睛頓時一亮，有了！還是讓它幫我干吧！ 讓我想想具體的步驟：首先把“期末考試成績表.xls”的姓名和各科成績粘貼到WORD2000中生成一張表格，在表格中插入“評語”列，把一些常用的評語添加到自動圖文集，每個學生的評語都從自動圖文集中選擇即可；每個學生的成績單用“郵件合并”功能生成；最后用“中文信封向導”生成所有的信封，全自動進行，我可省事了。 說干就干。我啟動EXCEL2000，打開“期末考試成績表.xls”，用鼠標拖拉選擇姓名、各科成績和總分，點鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選“復制”，接著啟動WORD2000，新建一文檔，命名為“數據源.doc”，點鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選“粘貼”，這時所有學生的各科成績及總分都被復制過來，形成一個表格;在表格中插入“評語”一列；執行“插入/自動圖文集/自動圖文集”命令，彈出對話框如圖1所示。

在文本框中輸入常用的評語類詞匯，如“熱愛學習，勤于思考”、“能積極參加學校組織的各項文體活動”等，然后按“添加”按鈕，重復這一過程，把可能用到的、能概括所有學生特點的詞匯都添加到自動圖文集中；然后點擊“顯示工具欄”按鈕。下面讓我們來享受勞動的果實吧！把光標移到第一個學生的評語欄中，用鼠標點擊“自動圖文集”工具欄中“所有詞條”按鈕，在下拉菜單中選擇“正文”，啊！我們剛才輸入的評語詞條都在里面，如圖2所示。

我們選中一個詞條，它就會自動出現在當前光標處。我們針對每一個學生的具體特點，來挑選多個詞條，組成一個評語，真是太方便了！不過對于特殊情況，還是要敲敲鍵盤書寫一下。 下面該把成績和評語“放”入成績單了。新建一文檔，命名為“主文檔.doc”，把頁面紙張設為“A4”，在第一行用二號字輸入“成績單”，執行“插入/文本框/橫排”命令，鼠標指針變為十字形，拖拉出一個文本框，重復以上步驟，再拖拉出兩個文本框，用鼠標調整三個文本框的大小，使它們正好布滿一個頁面。在第一個文本框中用三號字輸入“尊敬的家長：您的孩子”，在第二個文本框中拖拉出一個兩行八列的表格，在第一行表格中輸入各個學科及“總分”，在第三個文本框中輸入新學期注意事項，然后執行“工具/郵件合并”命令，彈出“郵件合并幫助器”，如圖3所示。

郵件合并一共有三步，第一步是創建主文檔：單擊“創建”按鈕，在彈出的列表框中選“套用信函”，接著點擊“活動按鈕”。第二步是獲取數據源：點擊“獲取數據”按鈕，在下拉列表中選“打開數據源”，打開文檔“數據源.doc”，此時會打開“郵件合并工具欄”。注意：主文檔與數據源的區別，主文檔中保存的是成績單中共同的東西，如新學期注意事項，數據源中則是變化的內容，如學生的成績。下面讓我們在主文檔中插入合并域，在第一個文本框中點擊“郵件合并工具欄”中的“插入合并域”按鈕，插入“姓名”、“評語”，在第二個文本框中分別插入“語文”等各域。調整好各文本框中的字體及字號的大小，點擊郵件合并工具欄中“查看合并數據”按鈕（第一排第三個按鈕），哇！第一個學生的姓名及各科成績都顯示出來了！此時應根據版面調整一下字號的大小。第三步是合并數據和文檔，在郵件合并工具欄中點擊“合并到打印機”。只聽“刷刷”的聲音，所有學生的成績單很快都打印出來。 最后我們來制作信封。 執行“工具/中文信封向導”命令，彈出“信封制作向導”對話框，點擊“下一步”，選擇標準信封樣式。在下拉列表框中根據實際信封大小來選擇，這里我們選“普通信封3：（176*125毫米）”，點擊“下一步”，點擊“以此信封為模板，生成多個信封”單選框，在下拉列表框中選“Microsoft Excel2000”，單擊“完成”按鈕。這時將自動生成一個新的文檔，命名為“信封”，我們將窗口切換到該窗口，可以看到郵件合并工具欄也同時被打開了。 此時信封樣式已經定義好了，寫在信封上的學生的家庭地址和收信人姓名應放在名為“中文信封地址.xls”的電子表格中，中文信封地址.xls已由系統生成，是一張只有關鍵字而沒有數據的空表，關鍵字依次是收信人郵編、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人職務、發信人地址、發信人姓名、發信人郵編，我