一、分?jǐn)?shù)轉(zhuǎn)換為等級(jí)的操作方法

期末考試結(jié)束后是班主任最忙碌的時(shí)候，單是成績輸入一項(xiàng)就耗費(fèi)了不少精力，而且還要把百分制轉(zhuǎn)換為等級(jí)制。大量繁瑣的重復(fù)勞動(dòng)考驗(yàn)老師們的耐心，一個(gè)不小心把等級(jí)輸錯(cuò)了，還招來學(xué)生的不滿和家長的非議，真是吃力不討好的事情。

利用Excel軟件可以把百分制轉(zhuǎn)換為等級(jí)制這項(xiàng)繁瑣的工作變成輕松的小case。下面就介紹具體的操作方法。

假如等級(jí)是這樣設(shè)定的：80分及其以上為“優(yōu)秀”，70分及其以上為“良好”，60分及其以上為“及格”，少于60分為“努力”。打開學(xué)生成績所在的Excel表格，要求原始數(shù)據(jù)一定要正確，否則將導(dǎo)致轉(zhuǎn)換也跟著出錯(cuò)。如果要把C列分?jǐn)?shù)轉(zhuǎn)換為等級(jí)，就先點(diǎn)擊與第一個(gè)學(xué)生成績同行的一個(gè)空格（比如L2），然后在編輯欄里輸入如下語句：

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"合格", IF(C2<80,"良好",IF(C2>=80,"優(yōu)秀"))))

或者

=IF(C2<60,"努力",IF(C2<70,"及格", IF(C2<80,"良好","優(yōu)秀")))

注意引號(hào)要在英文輸入狀態(tài)下輸入。

完成后按回車鍵。L2這一格便會(huì)自動(dòng)填上C2那一格分?jǐn)?shù)所轉(zhuǎn)化成的等級(jí)。然后把鼠標(biāo)移到L2格右下角，當(dāng)鼠標(biāo)變成一個(gè)實(shí)心十字形時(shí)，順著這一列往下拖，這樣整個(gè)C列的分?jǐn)?shù)就會(huì)在L列里自動(dòng)轉(zhuǎn)換為等級(jí)。如果有多個(gè)學(xué)科，也就是說C列后面還有幾列分?jǐn)?shù)也需要轉(zhuǎn)換為等級(jí)，可以在L2格右下角鼠標(biāo)變成一個(gè)實(shí)心十字形時(shí)，先順著這一行往右拖，需要轉(zhuǎn)換幾列就拖幾格，這幾格就會(huì)自動(dòng)填充相應(yīng)的等級(jí)；再把鼠標(biāo)移到最后一格右下角，按同樣方法，沿著這一列往下拖，這幾列的分?jǐn)?shù)就會(huì)自動(dòng)把前面C列及其后幾列分?jǐn)?shù)全部轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的等級(jí)。

轉(zhuǎn)換成等級(jí)制后，要把這幾列等級(jí)復(fù)制并覆蓋到相應(yīng)的分?jǐn)?shù)列上，如果粘貼時(shí)出現(xiàn)亂碼，那么在粘貼選項(xiàng)下選擇“值和數(shù)字格式”即可。

二、用郵件合并功能生成成績單

學(xué)生成績單總表打印成學(xué)生各自的成績報(bào)告單，可以用Word的“郵件合并”功能完成這項(xiàng)工作。

（一）創(chuàng)建報(bào)告單文檔

按常規(guī)方法在Word中創(chuàng)建成績通知單文檔，表格中要填寫具體的學(xué)號(hào)、姓名及成績的行空著不填（圖1）；做好頁面設(shè)置（如用A4紙），最后在文檔末尾加上幾個(gè)空行（空行數(shù)量視需要而定）。這時(shí)要注意觀察是否出現(xiàn)成績單跨頁的情況，如果有就要調(diào)整。如果新生成的文檔很難調(diào)整的話，干脆放棄這個(gè)文檔，回到主文檔中，調(diào)整末尾處的空行數(shù)或文檔的行距，再重新生成一個(gè)文檔。

                                           圖1

（二）選取Excel數(shù)據(jù)文件

在Word中，單擊選單“工具→信函與郵件→郵件合并向?qū)А保�在彈出的向�(qū)е羞x擇“信函”；按“下一步”，選擇“使用當(dāng)前文檔”；按“下一步”，選擇“使用現(xiàn)有列表”；按“下一步”，即可看到“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。因?yàn)閷W(xué)生成績都已經(jīng)預(yù)先整理匯總到Excel工作表中了（圖2），所以只要在此對(duì)話框中找到這個(gè)Excel數(shù)據(jù)文件并打開它，然后按照提示步驟操作即可。

 

                                            圖2

（三）插入域

回到主文檔中，在表格中要填寫具體的學(xué)號(hào)、姓名及成績的位置上插入“域”。其具體步驟是：單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，彈出“插入合并域”對(duì)話框，所有可用的“域”都一目了然，然后在表格中一一對(duì)應(yīng)地插入這些“域”即可（圖3）。

 

                                             圖3

（四）合并到新文檔

接著，單擊工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇“全部”，再按“確定”，生成一個(gè)新文檔。在這個(gè)文檔中，每個(gè)學(xué)生成績通知單單獨(dú)一頁（A4紙），最后一個(gè)符號(hào)是“分節(jié)符”（圖4）。全部學(xué)生各自的成績報(bào)告單即告生成。

                                            圖4 最后還有一個(gè)節(jié)能高效的做法。如果成績報(bào)告單內(nèi)容所占范圍小于紙張頁面的一半，為了提高處理速度，減少紙張損耗，可以把成績單設(shè)計(jì)成小條樣式，使得在A4紙上可打印多個(gè)學(xué)生的成績單。按“Ctrl+H”組合鍵打開“查找和替換”對(duì)話框，單擊“查找內(nèi)容”編輯框，然后單擊“特殊字符”按鈕，從中選擇“分節(jié)符”，“替換為”編輯框不填寫，然后單擊“全部替換”，則原文檔中的所有“分節(jié)符”就全部消失了。這樣，所有的成績單便連貫起來，一頁可容納多張成績單，中間以空行隔開。