在每學期放假之前，各班級班主任老師都要把學生的分數統計出來上報到教務處，然后寄發學生成績通知單。各班主任老師在整理分數匯總到Excel之中時，如果一個一個復制粘貼，效率低還容易出錯，其實完全不必如此，用Word的“郵件合并”功能就能快速完成這項工作。 　　其中有這樣幾點需要特別小心，這時要注意觀察是否出現成績單跨頁的情況，如果有就要仔細調整。如果新生成的文檔很難調整的話，干脆放棄這個文檔，回到第一步的主文檔中，調整末尾處的空行數或文檔的行距，然后再重新生成一個文檔。 　　一、創建通知單文檔 　　按常規方法在Word中創建成績通知單文檔，表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的行空著不填（圖1）；做好頁面設置（如用A4紙），最后在文檔末尾加上4~5個空行（空行數量視需要而定，后面有用）。 　　 　　 　　二、選取Excel數據文件 　　在Word 2002中，單擊“工具→信函與郵件→郵件合并向導”，在彈出的向導中選擇“信函”，按“下一步”；選擇“使用當前文檔”，按“下一步”；選擇“使用現有列表”，按“下一步”，即可看到“選取數據源”對話框。因為學生成績都已經預先整理匯總到Excel工作表中了（圖2）??災灰?詿碩曰翱蛑姓業秸飧鯡xcel數據文件并打開它，然后按照提示步驟操作即可。 　　 　　       三、插入域 　　回到主文檔中，在表格中要填寫具體的學號、姓名及成績的位置上插入域。具體步驟是：單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，彈出“插入合并域”對話框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一對應地插入這些域即可（圖3）。 　 　　 　　四、合并到新文檔 　　接著，單擊工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，在彈出的對話框中選擇“全部”，再按“確定”，生成一個新文檔。在這個文檔中，每個學生成績通知單單獨一頁（A4紙），最后一個符號是“分節符”（圖4）。 　　 　　 　　五、格式調整 　　為了提高處理速度，減少紙張損耗，可以把成績通知單設計成小條樣式，使得在A4紙上可打印3~4個學生的成績通知單。按“Ctrl+H”組合鍵打開“查找和替換”對話框，單擊“查找內容”編輯框，然后單擊“特殊字符”按鈕，從中選擇“分節符”，“替換為”編輯框不填寫，然后單擊“全部替換”，則原文檔中的所有“分節符”就全部“灰飛煙滅”了。這樣，所有的成績單便連貫起來，一頁可容納3~4張通知單，中間以空行分隔開（現在知道第一步中在文檔末尾加入空行的作用了吧）。