作為一名財務人員，筆者負責單位往來賬項的詢證工作。查閱憑證、合同臺賬和合同原件，筆者費了九牛二虎之力，總算把本單位與百余家公司的往來賬項搞清楚 了，并編輯成了一張Excel表格，接下來就要根據這些數據編制百余份詢證函。難道還要筆者再費力地重復勞動嗎？不，我們自有辦法。

技術看點：郵件合并功能。

一、制作明細表

首先按照圖1的格式制作“往來賬項明細表.xls”。筆者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，請朋友們注意。

圖1

二、詢證函的格式

為了敘述清楚，我們假設詢證函的格式如圖2所示(實際的詢證函長達3頁，編號中的最后一位數字即表示該詢證函有3頁內容)，該文件名稱為“詢證函.doc”。在這張詢證函中有5處內容取自“往來賬項明細表.xls”，即圖2中標注的①、②、③、④、⑤處。

圖2

三、進行“郵件合并”

1.啟動Word，打開“詢證函.doc”，執行“工具→信函與郵件→郵件合并”命令，打開“郵件合并”任務窗格。

2.選擇“信函”項，單擊“下一步”；選擇“使用當前文檔”項，單擊“下一步?選取收件人”；選擇“使用現有列表”項，單擊“下一步?撰寫信函”。

3.進入“選取數據源”對話框，在“文件類型”框中選擇“Excel文件”，然后在文件列表框中，雙擊“往來賬項明細表.xls”。

4.在“選擇表格”對話框中，單擊所需要的工作表，勾選“數據首行包含列標題”復選框，單擊“確定”按鈕。

5.在“郵件合并收件人”對話框中，對數據進行編輯后，單擊“確定”按鈕。

6.執行“工具→信函與郵件→顯示郵件合并工具欄”命令，打開“郵件合并”工具欄。單擊“詢證函.doc”文檔中的①處，然后在“郵件合并”工 具欄中單擊“插入域”按鈕，進入“插入合并域”窗口；選擇“數據庫域”，然后在“域”欄中單擊“順序號”，依次單擊“插入”和“關閉”按鈕。

同理，將文檔中的②、③、④、⑤處分別指定為“公司名稱”、“項目”、“貴公司欠”和“欠貴公司”。

至此，“詢證函.doc”文檔顯示如圖3所示。文檔中書名號及里面的部分就對應著“往來賬項明細表.xls”文件的相關項目。

四、完成“郵件合并”

在“郵件合并”任務窗格中，單擊“下一步?撰寫信函”，然后單擊“下一步? 預覽信函”，再單擊“下一步? 完成合并”，至此郵件合并完成。

想看看合并后的結果嗎?在“郵件合并”窗格中單擊“編輯個人信函”，此時Word將彈出“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”，點擊“確定”按鈕后就可以看到合并后的信函文檔了。

編后：上例使用Word的“郵件合并”功能把Word文檔和Excel二維表格完美地合并到一處，實現了數據的批量處理，有效減輕了工作量。在財務工作中經常遇到類似情況，朋友們不妨一試。