我們之前講述了用OneNote 2003隨時隨地記錄信息，下面我們來學(xué)習(xí)一下信息的審閱和發(fā)布。

　　發(fā)送審閱信息

　　往往我們在參加了會議或某項(xiàng)活動之后需要將這些信息發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱。在以前我們只能在Word中整理后通過E-mail發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，非常麻煩。

　　現(xiàn)了好了，MS Word 2003在Word XP的基礎(chǔ)上增強(qiáng)了“發(fā)送審閱”功能，它可以使用“郵件收件人(審閱)”命令來發(fā)送文件以讓其他人審閱。當(dāng)你發(fā)送要審閱的文件時，就會自動創(chuàng)建一個審閱請求表單，審閱者接收到該文件時，將啟用并顯示審閱工具。從審閱者那里返回的文件會自動提示您合并更改。然后，您可以使用審閱工具來接受或拒絕這些更改。

圖1審閱郵件窗口

　　發(fā)送審閱時，首先在OneNote中選定需要審閱的內(nèi)容，隨后將該內(nèi)容粘貼的Word文檔中并對該文檔進(jìn)行保存。單擊“文件”菜單中的“發(fā)送→郵件收件人(審閱)”命令，隨后彈出審閱郵件窗口(如圖1)，填好收件人地址單擊“發(fā)送”即可將其發(fā)送出去。審閱者接收到審閱郵件后，用Wrod 2003將打開，在Word中彈出一個“審閱”工具欄，單擊該工具欄中的“審閱窗格”按鈕在該文檔的下面打開一個審閱窗格(如圖2)，在此可以給該文檔添加修訂、批注信息。添加后再次單擊“審閱窗格”按鈕便可隱藏“審閱窗格”。

　　當(dāng)然我們也可以通過“審閱”工具欄中的修訂、批注按鈕來快速添加或修改信息。修改后在“審閱”工具欄中選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”，這樣我們修改的標(biāo)記將顯示在Word文檔中。修改后單擊“回復(fù)時包含更改信息”按鈕即可啟動郵件程序?qū)⒃搶忛單臋n回復(fù)給對方。以后我們接收并打開審閱文檔后，程序彈出一個提示窗口，提示我們是否將修改的文件與源文件進(jìn)行合并，在此單擊“是”按鈕即可將審閱后的信息添加的原來的文檔中。

圖2審閱窗格

　　發(fā)布信息

　　領(lǐng)導(dǎo)對我們發(fā)送的信息審閱后，下面我們就該將這些會議信息制作為演示文稿，發(fā)送到各辦公室進(jìn)行學(xué)習(xí)。Wrod 2003中增加了一個演示文稿轉(zhuǎn)換工具，通過這個功能可以快速地將我們要發(fā)布的會議內(nèi)容直接轉(zhuǎn)換為PPT演示文稿，非常的方便。

　　轉(zhuǎn)換時，首先用Wrod 2003打開需要轉(zhuǎn)換的文檔，單擊“文件→發(fā)送→PowerPoint”命令，即可快速將該文檔轉(zhuǎn)換成PPT演示文稿，并且每一項(xiàng)信息都成為獨(dú)立的演示文稿標(biāo)題。這樣我們可以在每一個演示進(jìn)行相應(yīng)的編輯，如：給該項(xiàng)信息添加內(nèi)容、添加背景、生動畫效果等。

　　保護(hù)信息

　　演示文稿制作完成后，為了發(fā)布后不讓他人對該文稿進(jìn)行隨意更改，我們可以利用Office 2003新增加的信息權(quán)限管理功能來保護(hù)這些制作好的文檔文件在發(fā)布后不會讓他人隨意更改。下面我們就要在PowerPoint 2003中保護(hù)演示文稿為例來了解一下保護(hù)過程。

　　首次使用時，單擊“文件→權(quán)限→權(quán)限設(shè)置為”命令，隨后彈出一個“信息管理權(quán)限(IRM)”安裝向?qū)В瑔螕簟笆恰背绦驎�自動�?lián)機(jī)到網(wǎng)站上下載一款名為Msdrmclient.msi安裝包，下載并安裝后再次單擊“文件→權(quán)限→權(quán)限設(shè)置為”命令，彈出一個服務(wù)注冊向?qū)Т翱冢�點(diǎn)選“是，我希望注冊使用這一免費(fèi)服務(wù)”并單擊“下一步”按鈕，彈出賬號注冊窗口，在此需要我們注冊一個.net passport賬號，如果你已經(jīng)在MSN上注冊了一個.net passport的話在此我們可以選擇“是，我有.net passport”選項(xiàng)，如果沒有該賬號點(diǎn)選下面的“我要注冊”按鈕進(jìn)行注冊。選擇了“是，我有.net passport”選項(xiàng)后單擊下一步按鈕，在彈出的登錄到“.net passport”賬號界面中輸入該登錄郵箱及密碼，隨后單擊登錄即可登錄。登錄后程序提供了證書下載界面，該界面中提供了“標(biāo)準(zhǔn)”和“臨時”兩種類型的證書，每種證書下面都提供了文字說明，在此我們可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇下載。下載后彈出一個“權(quán)限”窗口，在該對話框中我們輸入“讀取”和“更改”用戶的電子郵件地址，隨后單擊“確定”按鈕，以后該文檔就不會被復(fù)制、打印，未授權(quán)的用戶對該文檔無法閱讀，從而起到對文檔的保護(hù)作用。