筆者的學校一直使用CSC校長辦公系統，其運算功能十分強大，不到一分鐘就可將一千多學生的成績匯總、排名，尤其是排名功能，可以排出每個學生的總分及各科成績在班上和全年級的名次。不足的是，它的打印功能不太強大，學生的成績通知單只能打印成一行，因此很長，必須用8K紙，這樣就只能用針式打印機打印。打完一個學生的成績后就要強行換紙，也就是每頁紙只能打一個學生的成績。每次要花費近2000張紙，整個打印過程要花20多個小時，中途還不能斷電或死機。針對這種情況，筆者想出了個好辦法。　　首先將CSC校長辦公系統的數據輸出轉為Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接著使用Word2000的“郵件合并”功能把數據調入到Word文檔中，這樣就便于排版和打印了。　　第一步，在Word2000中制作成績通知單基本式樣。使用A4紙，盡量縮小頁邊距，先做出一個通知單表格，為使每個年級都能使用，共設置了九個學科的成績表格。為了方便裁剪，在通知單的最后一行輸入兩個“+”號并設為分散對齊。調整表格大小，目的是使每頁紙能排放四個學生的成績通知單。最后將文檔存為“成績單_基本式樣.doc”(圖1)。 cs.xzking.com/xu/20150508/office/05111511041695662.jpg">

　　第二步，進行郵件合并。打開“成績單_基本式樣.doc” ，另存為“成績單_基本式樣_高二文科.doc”（以高二文科為例，下同）。選擇“工具—郵件合并”，出現對話框。合并分三步進行：　　⒈“創建”→“分類”→“活動窗口”；　　⒉“獲取數據”→“打開數據源”→選擇文件“高二文科.xls”；　　⒊“合并”→“編輯主文檔”。　　合并成功后，在Word界面會出現一個郵件合并的工具條，此時，“成績單_基本式樣_高二文科.doc”與“高二文科.xls”兩個文件關聯在一起了。

第三步，在成績通知單表格中調入數據。在表格中，點擊“插入合并域”(圖2)，在出現的域列表中選擇對應的項目，依次進行。

　　點擊工具欄上的 “《ABC》”圖標，可以查看到實際調入的數據。將頁面上的內容復制并粘貼三次，這樣，一個頁面上共有4個學生的成績單。分別在第二、第三和第四個成績單的第一個合并域“班級”前，點擊工具欄上的“插入Word域”—“下一記錄”，這樣數據指針才會依次往下跳(圖3)。第一個學生的成績單上不必這樣做，因為一開始，數據指針是指向第一個學生的，到換頁時，數據指針會自動下移一個記錄。

　　第四步，合并所有數據并生成新Word文檔。前面的步驟只是關聯數據庫并指定數據位置，要生成最終的成績通知單，必須經最后這一步。點擊工具欄中的“合并至新文檔”圖標，Excel中的所有數據便依次被調入到Word文檔中，生成許多頁面。這是一個標準的Word文檔，將它保存為“成績單_高二文科.doc”，用激光打印機打印，五六分鐘就完成了。　　郵件合并功能其實就是Word文檔與Excel等數據庫建立關聯，相互取長補短。應用郵件合并功能可以做的事還很多，如打印標簽、打印信封、打印考號、打印證件等。