“郵件合并”是Word的一項高級功能，是辦公自動化人員應該掌握的基本技術之一。但是大多數書上對“郵件合并”的介紹都很簡單，如果按照書的上介紹去做，合并打印出的郵件并不能完全令人滿意。教你幾個郵件合并技巧，希望能幫你提高辦公效率。

1．用一頁紙打印多個郵件　　利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導致打印速度慢，并且浪費紙張。造成這種結果的原因是每個郵件之間都有一個“分節符”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將數據和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內容”框內輸入“^b”，在“替換為”框內輸入“^l”，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。

2．一次合并出內容不同的郵件有時我們需要給不同的收件人發去內容大體一致，但是有些地方有區別的郵件。如寄給家長的“學生成績報告單”，它根據學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內容，總分超過290分的學生，在報告單的最后寫上“被評為學習標兵”（如圖1右），而對其它的學生，報告單中則沒有這一句（如圖1左）。怎樣用同一個主文檔和數據源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現的對話框中填入圖2所示的信息，單擊“確定”按鈕。

center>圖1

有時可根據需要在圖2的兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數據源合并出不同內容的郵件來。

圖2

3．共享各種數據源　　郵件合并除可以使用由Word創建的數據源之外，可以利用的數據非常多，像Excel工作簿、Access數據庫、Query文件、Foxpro文件內容都可以作為郵件合并的數據源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創建新的數據源，直接打開這些數據源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數據文件是數據庫格式，即第一行必須是字段名，數據行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數據共享，避免重復勞動，提高辦公效率。

4．篩選與排序　　用郵件合并幫助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合并，也可以在合并的同時對記錄進行某種排序。工作時記住它們，可以提高你的辦公效率。